HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS II - PNF CONTADURÍA PÚBLICA

UNIDAD CURRICULAR:

 

HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS II

 

PNF: CONTADURÍA PÚBLICA

TRAYECTO: 03

FASE: 02

 

 

Tecnología Multimedia

Definiciones:

Etimológicamente, la palabra MULTI-MEDIA significa “múltiples medios”, y utilizada en el contexto  de  las  tecnologías  de  la  información TIC's,  hace  referencia  a  que  existen  “múltiples intermediarios  entre  la  fuente  y  el  destino  de  la  información,  es  decir,  que  se  utilizan  diversos  medios  para  almacenar,  transmitir,  mostrar  o  percibir  la  información”. Más  precisamente,  llamamos  multimedia  a  cualquier  combinación  de  texto,  sonidos,  imágenes  o  gráficos  estáticos  o  en  movimiento.

Las MULTIMEDIA constituyen un conjunto de varios elementos propiciadores de la comunicación (textos, imagen fija o animada, videos, audio) en pos de transmitir una idea buena o mala pero que se confía a la pericia en el uso de los medios ya mencionados para lograr su objetivo que es llegar al consumidor. Es decir, los multimedias son en sí un medio más. (Castro, 1997).

Según Aime Vega Belmonte en "Aprenda Multimedia", (2001:11): "Multimedia: Proviene del latín; Multi (Muchos) y Medius (Medio), es decir la interpretación literal seria: muchos medios para la realización o presentación de una obra: Se utiliza este término para nombrar cualquier producto elaborado para ser reproducido en una computadora, en el cual intervienen principalmente: ilustraciones, animaciones, o videos, sonidos(música, voces, u otros efectos especiales de sonido) y texto de apoyo. A diferencia de cualquier otro producto audiovisual estos elementos están combinados de una manera lógica y se presentan al receptor en forma interactiva".

De lo expresado anteriormente, se puede decir que multimedia es un medio auditivo/visual para transmitir ideas que influirán en terceros y que llegarán a estos a través de una computadora, un televisor, la radio, revistas, etc, y que entre otras cosas cuenta con imágenes, sonidos, voces, textos.

Características relevantes sobre la Tecnología Multimedia

• La integración: hace concurrir a diversas tecnologías: de expresión, comunicación, información, sistematización y documentación, para dar lugar a aplicaciones en la educación, la diversión y el entretenimiento, la información, la comunicación, la capacitación y la instrucción.
• La interactividad: Implica la personalización de la presentación de información a los usuarios

3. Tipos de Tecnologías multimedia en el Mercado y las más usadas en los medios laborales contables.

Los tipos de tecnología multimedia que se encuentran en el mercado son las siguientes:

• Texto: sin formatear, formateado, lineal e hipertexto.
• Gráficos: utilizados para representar esquemas, planos, dibujos lineales... 
• Imágenes: son documentos formados por pixeles. Pueden generarse por copia del entorno (escaneado, fotografía digital) y tienden a ser ficheros muy voluminosos. 
• Animación: presentación de un número de gráficos por segundo que genera en el observador la sensación de movimiento.
• Vídeo: Presentación de un número de imágenes por segundo, que crean en el observador la sensación de movimiento. Pueden ser sintetizadas o captadas. 
• Sonido: puede ser habla, música u otros sonidos.

Con  ello se pueden armar aplicaciones didácticas que sirvan de apoyo en diferentes áreas (estudio, profesional, laboral…) y que facilitan la ejecución de acciones.

En los medio laborales se suele emplear con gran énfasis las páginas web como forma de promoción de los servicios prestados; actualmente los profesionales de la contabilidad aprecian esta herramienta porque es una forma interactiva de tarjeta de presentación, donde además pueden comunicarse con sus clientes y brindarles los servicios requeridos. Asimismo, los sistemas contables y administrativos van aumentando su auge y facilitando las labores de oficina, pues los cálculos son exactos e inmediatos, los datos se introducen y el sistema procesa y distribuye los saldos, y a su vez, genera los estados financieros en los diferentes periodos.

 

Seguridad de la información en la gestión contable

1. Seguridad de la Información en la Gestión Contable: definición, tipos y características.


La seguridad de la información en la gestión contable implica aplicar medidas preventivas y reactivas en los sistemas tecnológicos que permiten resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de datos y de la misma.


Los tipos de seguridad que pueden aplicarse para la seguridad de la información contable son dos:

a. Seguridad física: Consiste en la aplicación de barreras físicas y procedimientos de control, como medidas de prevención y contramedidas ante amenazas a los recursos e información contable. Este se subdivide en:

• Equipos: Los equipos que guarden información contable deben estar debidamente resguardados en una sala de servidores, que cuente con las medidas necesarias contra incendios, exceso de humedad, robos, sabotajes.
• Personal: La seguridad del personal puede ser enfocada desde dos puntos de vista; la seguridad del personal al momento de trabajar con los sistemas de gestión contable estableciendo controles de acceso y la seguridad del sistema informático con respecto al mal uso de los mismos por parte de los empleados.

b.    Seguridad lógica: Consiste en la aplicación de barreras y procedimientos que resguarden el acceso a los datos y sólo se permita acceder a ellos a las personas autorizadas para hacerlo. Estos se subdividen en:

• Controles de acceso: Asignar usuarios y claves para las personas que podrán incluir datos en el sistema.
• Niveles de seguridad: Se refiere básicamente a la accesibilidad de la información; se deben establecer niveles de accesibilidad que guarden relaciones coherentes entre el usuario, su rol en la organización y el grado de profundidad al que puede llegar al momento de desplegar la información.

2.- Comunicación WEB de la Gestión Contable. La información financiera en Internet. Contabilidad Financiera y Contabilidad de gestión. Auditorias. Sistemas contables operados on-line.

Comunicación Web en la Gestión Contable

La comunicación web en la gestión contable es una estrategia de información continua donde se muestra al público información seleccionada. Hoy día es común ver que los diferentes escritorios contables poseen un sitio web para darse a conocer, mostrar los servicios prestados y muchos de ellos, hasta gestionan los trabajos de los clientes a través de esta vía, proporcionándole rapidez en el desarrollo de las actividades.

La información financiera en Internet 

Según Wallman S. (1996) “la información financiera se elabora para cumplir con  una  función social: aumentar la transparencia de los mercados, lo que aumenta la eficiencia en  la asignación de recursos y se eleva el nivel de vida.” 

 Si a esto se le agrega el Internet, que es la conexión existente entre varios equipos conectados en red; por lo que se puede entender que el segundo término es la vía para producir la contabilidad indispensable en la administración y el desarrollo de las empresas y por lo tanto es procesada y concentrada para uso de la gerencia, personas que trabajan en la empresa y clientes; por tanto, compartir información se hace más eficiente y eficaz.

Wallman, S. (1996) “The Future of Accounting  and Financial Reporting. Part II: The Colorized Approach”. Accounting Horizonts, vol. 10, nº2, págs. 138-148.

Contabilidad Financiera y Contabilidad de gestión

• Contabilidad financiera

 

Es una ciencia aplicada a medir la evolución del patrimonio, calculado en base a su capacidad para obtener rendimientos futuros a través de la combinación de activos y pasivos que manejan las empresas, así como la determinación del resultado de cada ejercicio económico, expresado por la diferencia entre los ingresos obtenidos y los gastos incurridos en el mismo. (Mallo y Pulido, p.15)

Del concepto anterior, se puede entender que la contabilidad financiera tiene como función principal resumir, analizar e informar sobre las transacciones económicas que se realizan en la entidad; dicha información está destinada a destinada para el uso de los usuarios externos.

• Contabilidad de gestión

El documento número 1 de la Comisión de contabilidad de Gestión de la Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas, define a la de Contabilidad de Gestión así: "Es una rama de la contabilidad, que tiene por objeto la captación, medición y valoración de la circulación interna, así como su racionalización y control, con el fin de suministrar a la organización la información relevante para la toma de decisiones".

De lo anterior, se infiere que la contabilidad de gestión es la que se encarga de medir el funcionamiento económico interno de la entidad, apuntando a la toma de decisiones a corto plazo en función de la organización, de acuerdo a las metas propuestas.

Auditorias

Ramiro Andrade Puga (Abogado-Auditor), en su libro Auditoría, (1998: 37), la define como: “El examen posterior y sistemático que realiza un profesional auditor, de todas o parte de las operaciones o actividades de una entidad con el propósito de opinar sobre ellas, o de dictaminar cuando se trate de estados financieros”.

De ello se concluye que la auditoría consiste en verificar sistemáticamente las transacciones económicas, procedimientos, acciones, cuentas, personal, sistemas que están dentro de la organización, con la intención de comprobar que fueron hechos bajo los estándares requeridos o la normativa planteada en determinada Ley.

Sistemas contables operados on-line

Estos sistemas contables están disponibles para su uso en el internet con la intención de maximizar su funcionalidad, llevándola a todas partes y manejándolo en diferentes dispositivos, permitiendo al o a los usuarios realizar todas las operaciones contables que se necesiten en cualquier momento, sin la necesidad de que este se encuentre frente al computador de la empresa.

 

Software para la gestión contable

1. Importancia de la Informática en la Gestión Contable

La informática es el conjunto de conocimientos técnicos que se ocupan del tratamiento automático de la información por medio de computadoras; aplicando esto al área contable se logra un avance en la puesta en marcha de las actividades realizadas por el contador y es ahí donde reside su importancia, pues, con el uso de la tecnología se logra agilizar el proceso de registro e interpretación de datos; los pases al mayor y los estados financieros se generan automáticamente; los cálculos son más exactos y fiables; por lo que el trabajo del contador se vuelve meramente intelectual, pues este debe asegurarse de que las entradas de datos y configuraciones sean correctas.

2. Usos del INTERNET en la Contabilidad. (De que manera se usa esta herramienta en la Gestión Contable)

Esta herramienta es muy útil si necesitamos aplicar la gestión contable a nuestra empresa, pero no disponemos de los equipos necesarios para su implantación; entonces podemos optar por tener un software contable que este en la nube y con el que se consiga realizar las actividades requeridas, con esto se puede asegurar la información en servidores fuera de la empresa que ofrecen seguridad y confidencialidad.

Otro uso posible, puede ser la contratación de personal externo para que realice trabajos dentro de la organización como transcriptores o carga de datos, con lo que se puede disminuir el pago de personal fijo de la empresa, eliminando pagos patronales o impuestos parafiscales.

3. TELE-TRABAJO. TIC´s en la Gestión Contable. Fuentes de Información para la Investigación Contable. (Significado y usos comunes)

La Organización Internacional del Trabajo define el teletrabajo como una forma de trabajo que se realiza en una ubicación alejada de una oficia central o instalaciones de producción, separando al trabajador del contacto personal con colegas de trabajo que estén en esa oficina y como la nueva tecnología hace posible esta separación facilitando la comunicación.

El uso de las TIC’s en la gestión contable produce mejores condiciones para la organización porque agiliza los procesos, no cambia la metodología de trabajo, ahorra tiempo y reduce los costos.

La intención de la investigación contable es formar profesionales actualizados, creativos, con alternativas de soluciones a la problemática del país, con una ubicación conceptual de su disciplina, con capacidad de generar cambios, con una ética basada en la libertad, autonomía y neutralidad entre todos. La fuente de la información para la gestión contable se divide en diferentes tipos:

• Fuente de información legal: Es toda aquella normativa legal bajo la cual se deben regir las entidades y que le indican los procedimientos a seguir. Por ejemplo: La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, El Código de Comercio, Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras, Ley de Impuesto Sobre la Renta, Plan General de Cuentas, entre otras.
• Fuentes de información interna: Son las fuentes que se encuentran dentro de la empresa. Ejemplo: Bases de datos de clientes y proveedores, estados financieros, registros de inventario, facturas y nómina, empleados, etc.
• Fuentes de información externas: Son aquellas que están fuera de la empresa. Ejemplo: Páginas web de organismos gubernamentales, páginas web de la competencia, consultores, proveedores, distribuidores, diarios, revistas, publicaciones; en donde se pueda obtener información referente a estadísticas, tendencias, preferencias, etc.
• Fuentes de información primaria: Son las fuentes que brindan información de primera mano, es decir, información que se obtiene directamente por parte de la empresa. Por ejemplo: personas encuestadas, personal de la empresa, registros de ventas, entre otros.
• Fuentes de información secundaria: Son las fuentes que brindan información o datos que ya han sido publicados o recolectados para propósitos diferentes al actual. Ejemplo: Base de datos de la empresa o comerciales, asociaciones, publicaciones, estados financieros redactados por un contador o un auditor, etc.

4. Ventajas y Desventajas del uso de la Informática en la Gestión Contable. (Realiza un cuadro comparativo)

5. Sistemas de Información Contable. (Nombre algunos sistemas Informáticos de uso contable que usted conozca y explique brevemente cómo funcionan, enfatizando los momentos de: ENTRADA - PROCESO - SALIDA.)

Actualmente los sistemas contables con mayor relevancia son:

• SAP: permite a directivos y empleados procesar información con mayor efectividad, de forma que puedan tomar decisiones de negocio bien fundamentadas. Esta solución cubre todas las operaciones esenciales necesarias para dirigir PYMES, incluyendo las siguientes: administración, contabilidad, ventas, facturación, entre otros.
• JD Edwards Enterprise One: Es una solución que abarca las diferentes áreas de gestión de cualquier entidad, pensada para pequeñas y medianas empresas. Se caracteriza por tener una base de datos única y aplicaciones previamente integradas.
• Gálac: Es un software que se fundamenta en la contabilidad de la empresa, permite ofrecer a sus clientes la posibilidad, a través de su sistema administrativo y contable, de poder realizar el registro de operaciones económicas que serían de difícil cómputo manual, es decir, llevar un registro exhaustivo de las cuentas por cobrar, por pagar, de los anticipos, pagos de nómina y de proveedores, movimientos bancarios, y órdenes de compra, así como la realización de facturas, cotizaciones, balances generales, etc., de forma diaria y exacta, es una tarea que requiere de mucho esfuerzo.

El software contable que he podido manejar es Alegra; este es un software contable y de facturación para Pymes alojado en la nube, que permite a los usuarios realizar diversas tareas contables, ofreciendo una alta capacidad de integración, que ofrece el manejo de la empresa desde la aplicación web o la interfaz móvil.

El ingreso de los datos es sumamente fácil e intuitivo, se debe cargar la información de los clientes, proveedores, plazos de pago, empleados, impuestos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y egresos, inventarios, etc, para poder hacer uso de las diferentes opciones del software, es decir, crear las facturas, solicitudes de pedido, movimientos del inventario, pago de empleados. De igual manera, en el botón de Reporte, se pueden ver los diferentes informes del área de ventas (ventas, ventas por ítem, ventas por cliente…), administración (cuentas por cobrar, por pagar, compras, flujo de efectivo…), reportes contables (Estado de resultado, balance general, reporte de impuestos y retenciones) y reportes para trabajar (Exportar facturas de venta, informe del contador).

Software Libre

1. Definición de Software Libre

El software libre son todos aquellos programas informáticos en donde el usuario puede realizar todas las operaciones que desee, como copiarlo, descargarlo, distribuirlo, modificarlo, usarlo sin que esto implique una violación legal del producto. Mientras que el software privativo Se refiere a cualquier programa informático en el que los usuarios tienen limitadas las posibilidades de usarlo, modificarlo o redistribuirlo (con o sin modificaciones), o que su código fuente no está disponible o el acceso a ́este se encuentra restringido.

 

 

 

2. Las cuatro libertades del software libre

 

3.    Decreto 3390

El Estado Venezolano está en toda la disposición de emplear el software libre según los artículos 110 y 226  de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, los artículos 12 y 47 de la Ley Orgánica  de  la  Administración  Pública  y los artículos  2º,  19°  y  22°  del  Decreto  con  Rango y Fuerza de Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación.

El Decreto 3390 de fecha 23 de diciembre de 2004, indica que el Estado y sus diferentes órganos deben hacer uso y promoción del software libre con estándares abiertos y promover el estudio y desarrollo de software libre a nivel nacional procurando incentivos especiales para los desarrolladores.

El Ministerio de Ciencia y Tecnología (MCT) será el responsable de liderar este proyecto y llevar constantes capacitaciones a los responsables de las áreas de tecnologías de información y comunicación en las diferentes entidades, para que se procure aumentar el conocimiento en los diferentes software de estándares libres. De igual manera, se pretende incluir a los estudiantes de básica y diversificado para orientarlos en el estudio de la tecnología.

Si por algún motivo, alguna entidad del Estado no pudiere establecer el software libre, debe consultarlo con el MCT, para que este lo autorice para adoptar otro tipo de soluciones bajo las normas y criterios establecidos por ese Ministerio.

Y aunque los beneficios de emplear el software libre en Venezuela son muchos, no son considerados un punto importante para el desarrollo económico del país; estos beneficios son:

El bajo costo de producción de un programa: No debe pagarse por una licencia temporal y se puede modificar y rediseñar para usos específicos.

• Unificación de los procesos llevados a cabo en una institución: Lo que conlleva a disminución de tiempo y acciones, que tarde o temprano se transforma en dinero.
• Estímulo a la industria nacional: Se pone en marcha la diversificación de la oferta y apoyo a la innovación nacional.
• Genera nuevos nichos de negocio: Aparecen oportunidades para desarrollo de unidades productivas.
• Impulsa el modelo de negocios: Se basa principalmente en estimular el sector servicios, que es muy rentable ya que su costo de aplicación es baja o nula debido a que la materia prima es el conocimiento.

Hoy día el papel que juega el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación en los planes de desarrollo en Venezuela en cuanto al uso del software libre son muy pobres, pues aún no se han logrado implementar al 50% el uso de licencias libres en las empresas del Estado, tampoco se ha hecho presión alguna para que eso suceda y no se controlan dichas pautas, a pesar de que han pasado 13 años desde que apareció el Decreto 3390 la infraestructura tecnológica del país va muy por detrás de otros países latinoamericanos. Y aunque no niego el hecho de que se cuente con tres (3) satélites que técnicamente mejoran ciertos estudios topográficos, geográficos, atmosféricos y tecnológicos, se halla dado un paso adelante con la enseñanza de herramientas tecnológicas en las diversas etapas de estudio (básica, diversificada y universitaria) aún tenemos un largo camino que recorrer.